SOSU Østjylland | Gør dig klogere på livet

Privatlivspolitik og cookiepolitik

Information om SOSU Østjyllands behandling af personoplysninger og brug of cookies på hjemmesiden.

Opdateret 7. januar 2025

1. Dataansvar

SOSU Østjylland er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, herunder den behandling der sker i regi af Dansk Præhospital Uddannelsescenter (Dapuc).

SOSU Østjylland S/I
Hedeager 33, 8200 Aarhus N
CVR: 29553645
8741 2626, sosu@sosuoj.dk

Skolens databeskyttelsesrådgiver (DPO) er: 
Anne Lene Pugholm, dpo@itcn.dk, 7250 5999.

2. Personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker at vi behandler disse oplysninger, kan det blive problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retlige forpligtelser. 

Personoplysninger inddeles i almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger og særlige personoplysninger (CPR-nummer og strafbare forhold).

3. Dine rettigheder og mulighed for at klage

Du kan ved henvendelse til os få indsigt i, berigtiget, slettet, udleveret og/eller få begrænset behandlingen af dine personoplysninger 

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af disse rettigheder, vil vi svare dig inden for en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det. 
Hvis du er uenig i måden, vi behandler dine personoplysninger på, kan du kontakte os eller indgive en klage til Datatilsynet.

Hvis du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger, har du til hver en tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det gør du ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor. 
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt.

4. Datamodtagere

For at varetage de formål med behandling af personoplysninger, som beskrives nedenfor, deler vi dine personoplysninger med relevante samarbejdspartnere og leverandører, fx myndigheder og leverandører af it-systemer. Databehandlerne behandler personoplysningerne på SOSU Østjyllands vegne og efter vores instruks fastlagt i en databehandleraftale. 

Vi videregiver dine personoplysninger til eksterne tredjeparter og myndigheder som SKAT og SU, hvis vi bliver pålagt det, eller det er en del af at varetage dit uddannelsesforløb. Det kan blandt andet være til andre uddannelsesinstitutioner, offentlige myndigheder og læresteder.

Vi anvender også datamodtagere, der befinder sig i tredjelande (USA). I de tilfælde deles dine personoplysninger med hjemmel i aftalen 'EU–U.S. Data Privacy Framework' (DPF).

 

Herunder kan du for de enkelte typer af registrerede læse mere om formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger, datamodtagere, samt opbevaring og tidsrum for registrering.

Typer af registrerede

Besøgende på sosuoj.dk

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Formålet med at behandle dine personoplysninger er at optimere sidens funktionalitet, føre statistik over brugen af siden, markedsføring og at gennemføre din eventuelle tilmelding til arrangementer eller nyhedsbreve på siden.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er vores legitime interesse i at administrere vores hjemmeside, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f. Behandling ifm. tilmelding til arrangementer og markedsføringsformål sker på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Kategorier af personoplysninger

Når du bruger vores hjemmeside, indsamler vi personoplysninger om dig med de cookies, som du giver samtykke til i cookiebanneret. Du kan se hvilke cookies, du har givet samtykke til, og eventuelt ændre dit samtykke ved at klikke på ikonet nede i venstre hjørne af hjemmesiden:

Personoplysninger, du selv angiver i formularer, behandles også, herunder følsomme personoplysninger. Vi anbefaler, at du ikke angiver følsomme personoplysninger, medmindre du mener det er nødvendigt for korrekt behandling af din tilmelding/henvendelse.

Slettefrister

I cookieoversigten kan du se hvilke cookies, siden sætter, hvilke oplysninger de indsamler og med hvilket formål, hvor længe de opbevares og med hvilke tredjeparter, de deles. Personoplysninger oplyst i formularer slettes senest 1 år efter de ikke længere er nødvendige for at opfylde det formål, hvormed de blev givet.

Besøgende på skolens sociale medier

Når du besøger eller interagerer med os på sociale medier, behandler vi personoplysninger om dig.

Vi er fælles dataansvarlige med udbyderne af de sociale medier for behandlingen af de personoplysninger, der indsamles om dig, når du besøger vores sider/profiler. Det betyder, at vi sammen med udbyderne af de sociale medier skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Formålet med at anvende de sociale medier er at informere følgere om og markedsføre skolens uddannelser og øvrige aktiviteter, rekruttere elever og kursister og besvare henvendelser.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er et eller flere af følgende: 

  • offentlig myndighedsudøvelse (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e)
  • samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 6, 
    stk. 1, litra a)
  • indgåelse af en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, 
    stk. 1, litra b).

Kategorier af personoplysninger

Behandlingen af personoplysninger kan omfatte følgende almindelige personoplysninger:

  • Dine reaktioner, likes og kommentarer på vores opslag
  • Din profil, og de personoplysninger du selv har offentliggjort på den, hvis du liker, følger eller kommenterer vores sider
  • Indholdet af beskeder, du sender med beskedfunktionen
  • Hvis du deltager i interviews, portrætter eller lignende til vores sociale medier, deles de personoplysninger, som fremgår af materialet, herunder evt. i annoncer. Det vil ofte være almindelige personoplysninger som billede/video, navn, alder og uddannelse.
  • Følsomme personoplysninger, hvis du oplyser dem. I så fald er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra e).


Slettefrister

Hvis du ikke længere ønsker, at dine reaktioner og kommentarer efterladt på vores sider/profiler skal være synlige, skal du selv slette dem.

Personoplysningerne i opslag, annoncer og beskeder slettes efter disse frister:

  • Linkedin: Slettes automatisk efter 1 år
  • Facebook og Instagram: Gennemgås årligt, opbevares i højest 2 år
  • Youtube: Slettes som udgangspunkt efter 2 år. Videoer der ikke indeholder personoplysninger slettes ikke efter 2 år. Videoer lavet med modelkontrakter med de medvirkende opbevares i op til 5 år.

I privatlivspolitikken for de enkelte udbydere af sociale medier kan du se, hvor længe de opbevarer dine personoplysninger. Her kan du også se, hvem udbyderne eventuelt deler dine oplysninger med.

Ansøgere til uddannelse og kurser

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger om ansøgere med det formål at behandle og besvare din ansøgning.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er:

  • offentlig myndighedsudøvelse (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e)
  • retlig forpligtelse i gældende bekendtgørelser (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c)
  • entydig identifikation med CPR-nummer (databeskyttelseslovens § 11, stk. 1)
  • at varetage vores forpligtelser og dine rettigheder, såfremt du oplyser relevante følsomme personoplysninger (databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b)


Kategorier af personoplysninger

Hvis du søger en uddannelse eller efteruddannelse hos os, behandler vi alle eller nogle af følgende almindelige personoplysninger:

  • dem som du angiver ved ansøgning på optagelse.dk eller ved tilmelding til kurser på voksenuddannelse.dk eller dapuc.dk.
  • navn
  • CPR-nummer
  • adresse
  • email og telefonnummer
  • tidligere uddannelser
  • relevant erhvervserfaring
  • nuværende stilling og arbejdsplads,
  • om du har brug for særlige hjælpemidler (ja/nej)
  • om du har opholdstilladelse/er statsborger i Danmark.

Følsomme personoplysninger behandles kun, hvis du angiver dem i din ansøgning/tilmelding. I så fald er retsgrundlaget at varetage vores forpligtelser og dine rettigheder (databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b)


Slettefrister

Hvis du bliver optaget på skolen, slettes din ansøgning senest 30 dage efter, at du ikke længere er elev på skolen.
Hvis du ikke bliver optaget på skolen, opbevares din ansøgning, bilag, dokumentation og eventuelt notatark fra optagelsessamtale i 6 måneder, hvorefter det slettes.

Jobansøgere

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Når du søger en stilling hos os, behandler vi dine personoplysninger. Formålet med at behandle personoplysninger er at vurdere dig som kandidat til stillingen. Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er indgåelse af en ansættelsesaftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • navn
  • e-mail
  • hvorvidt du søger med fortrinsadgang
  • de personoplysninger, du angiver i dit CV og i din motiverede ansøgning. 

Dit CPR-nummer og/eller straffeattest behandles alene, hvis du selv oplyser det i din ansøgning. I så fald behandles de med hjemmel i at du selv tydeligt har offentliggjort dem (databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra e).

Følsomme personoplysninger behandles alene, hvis du selv oplyser dem i din ansøgning. Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger, medmindre de er relevante for din varetagelse af stillingen. I så fald behandles de med henblik på at kunne træffe en beslutning om ansættelse, overholde fortrinsretten (bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv m.v. §6, stk. 2) samt eventuelt at sikre overholdelse af notat- og journaliseringspligten i offentlighedsloven, da beslutning om ansættelses er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra f.

Din ansøgning med bilag deles internt med det nedsatte rekrutteringsudvalg, men deles ikke med personer uden for virksomheden.
I relevante tilfælde kan vi anvende eksterne rekrutteringskonsulenter til at bistå os i processen, hvorfor dine oplysninger kan indsamles af dem på vores vegne, eller deles med dem.

Slettefrister

Ansøgning og bilag gemmes i 6 måneder, fra de er modtaget, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.

Hvis du ansættes i din ansøgte stilling, vil din ansøgning med personoplysninger indgå i din personalemappe og følge slettepolitikken for denne.

Uopfordrede ansøgninger

Hvis vi finder ansøgningen relevant, gemmer vi ansøgning og bilag i op til 6 måneder. Ellers sendes afslag og ansøgningen slettes med det samme.

Elever og kursister

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Når du er elev eller kursist hos os, behandler vi de personoplysninger om dig, som er nødvendige for at administrere dit uddannelsesforløb. Vi behandler personoplysningerne til følgende formål og på følgende retsgrundlag:

  • Administration af dit uddannelsesforløb. Retsgrundlag: offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.
  • Øvrig frivillig deltagelse i aktiviteter og projekter i forbindelse med dit uddannelsesforløb. Retsgrundlag: offentlig myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.
  • Støttefunktioner og vejledning, hvis du gør brug af dem. Retsgrundlag: Hvis elever og kursister informerer skolen om følsomme personoplysninger, (typisk helbredsforhold) i forbindelse med behov for SPS, hjælp eller støtte, behandles disse med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b og/eller databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra e. 
    SOSU Østjylland vil hjælpe eleven eller kursisten med at forstå konsekvenserne ved at dele de følsomme personoplysninger i den konkrete situation.
  • Markedsføring af skolens uddannelser, efteruddannelser og aktiviteter. Retsgrundlag: Se punktet "Besøgende på skolens sociale medier".

I forbindelse med eksaminer og prøver deler vi dit navn, CPR-nummer og den tildelte karakter med censor.

Kategorier af personoplysninger

Udover de personoplysninger, som du har angivet ved ansøgning/tilmelding (se punktet "Ansøgere til uddannelse og kurser"), kan vi behandle nogle eller alle af følgende almindelige personoplysninger:

  • dit uddannelsesforløb hos os (herunder fravær og karakterer),
  • oplysning om ændringer i dine kontaktoplysninger, fx skift af bopæl,
  • oplysninger om orlov eller andre relevante helbredsoplysninger, som du selv oplyser til skolen i forbindelse med vejledning og/eller støtte.
  • Følsomme personoplysninger behandles, hvis du selv oplyser dem eller det er nødvendigt for at varetage dine rettigheder og vores forpligtelser. I så fald er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b og/eller litra e.

Slettefrister

Nogle af dine personoplysninger skal opbevares som dokumentation i en længere periode, efter du ikke længere er elev hos os. Du kan se hvilke herunder (vi følger Børne- og Undervisningsministeriets vejledende frister). Øvrige personoplysninger slettes umiddelbart efter du ikke længere er elev hos os, typisk inden for 30 dage.

  • Vi opbevarer de oplysninger, der er nødvendige for at udstede prøve- og eksamensbeviser, i 30 år efter eksamens- eller prøveafslutning, jvf. eksamensbekendtgørelserne.
  • Vi opbevarer kopier af beviser, skolevejledninger og praktikerklæringer i 30 år efter uddannelsens afslutning i Visma, jvf. bekendtgørelse om erhvervsuddannelser
  • Vi opbevarer kopi af afgørelser om merit/godskrivning i 30 år
  • Dit realkompetencevurderingsskema udgør sammen med den afsluttende praktikerklæring og skole- og uddannelsesbeviset den samlede dokumentation for gennemførelse af din erhvervsuddannelse. Vi opbevarer kopier af disse i 30 år.
  • Vi opbevarer gældende uddannelsesaftaler med virksomheder i tre år efter aftalens udløb sammen med eventuelle tilhørende noter og dokumenter, så vi kan overføre til offentlige arkiver efter gældende regler.
  • Vi opbevarer din uddannelsesplan i tre år efter uddannelsens ophør, for at kunne dokumentere dit uddannelsesforløb, jvf. bekendtgørelse om erhvervsuddannelser
  • Børne- og straffeattester slettes, når de har været fremvist som dokumentation eller senest ved afslutning af det uddannelsesforløb eller praktikperiode, hvortil de var påkrævet
  • Oplysninger om bl.a. deltagelse, tilstedeværelse og fravær samt virksomhedspraktik opbevares, opbevares i 10 år efter uddannelsens afslutning, jvf. Lov om Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
  • Eventuelle forældre-/værgetilladelser slettes senest tre måneder efter aktivitetens afslutning.

Modtagere af nyhedsbreve

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Formålet med at behandle dine personoplysninger er at kunne sende dig de nyhedsbreve, du har tilmeldt dig.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Kategorier af personoplysninger

Når du melder dig til at modtage vores nyhedsbrev, behandler vi dit navn og emailadresse. I vores emailsystem kan vi se din omtrentlige placering ved tilmelding og din interaktion med vores nyhedsbreve (om og hvornår du har åbnet vores nyhedsbreve og links du har klikket på).

Slettefrister

Dine personoplysninger slettes senest 6 måneder efter du trækker dit samtykke tilbage (afmelder dig nyhedsbrevet). Du kan til hver en tid trække dit samtykke tilbage ved at afmelde dig i bunden af vores nyhedsbreve.

Når du kontakter os

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at behandle og besvare din henvendelse.  

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er vores legitime interesse i at håndtere din henvendelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f eller at det følger af vores offentlige myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.

Kategorier af personoplysninger

Når du henvender dig til os pr. mail, telefon eller brev, behandler vi de almindelige personoplysninger om dig, som du selv oplyser, typisk:

  • navn
  • e-mailadresse
  • telefonnummer.

Slettefrister

Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen af personoplysningerne ikke længere er gældende. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler alene de oplysninger, du har indsendt, og vi indhenter ikke uopfordret yderligere oplysninger.

TV-overvågning

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Der er TV-overvågning på dele af skolens område med det formål at forebygge kriminalitet. Områder med TV-overvågning er tydeligt skiltet.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er vores legitime interesse i at forebygge kriminalitet på skolen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Kategorier af personoplysninger

Når du færdes på områder med TV-overvågning, behandler vi de personoplysninger om dig, som fremgår af videomaterialet. Det kan være tidspunkt for ophold og din adfærd på området, herunder strafbare handlinger du udfører, samt øvrige forhold, som fremgår af materialet.

Slettefrister

Optagelserne gemmes i 30 dage, hvorefter de slettes automatisk.

Videooptagelserne gennemgås alene ved tilfælde af eller mistanke om kriminelle forhold på skolens område. Kun udvalgte medarbejdere har adgang til materialet. Ved konstatering af kriminelle forhold videregives materialet i en anmeldelse til politiet. Eventuel videregivelse til politiet sker i overensstemmelse med lov om tv-overvågning og databeskyttelseslovens § 8.

Bestyrelsesmedlem

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Når du bliver medlem af skolens bestyrelse, behandler vi dine personoplysninger. Formålet med behandlingen er at administrere dit medlemskab af skolens bestyrelse.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er den retlige forpligtelse, som skolen har for at have en bestyrelsen (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c), herunder entydigt at kunne identificere medlemmerne (databeskyttelseslovens § 11, stk. 1).

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

  • navn
  • adresse
  • e-mail
  • arbejdsplads og stilling
  • kontaktoplysninger
  • CPR-nummer
  • bankoplysninger.

Slettefrister

Dine personoplysninger opbevares som udgangspunkt i 5 år efter du ikke længere er medlem af bestyrelsen, jf. bogføringsloven.
Dit navn, titel og evt. kontaktoplysninger vil dog kunne opbevares i referater udover de 5 år, ligesom vi kan være underlagt ret eller pligt til at opbevare personoplysninger i længere tid, fx for at varetage vores dokumentations- og journaliseringspligt.

Samarbejdspartnere og gæster

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Formålet med at behandle dine personoplysninger er at kommunikere og mødes om de forhold, vi samarbejder om, og at administrere og udvikle vores forhold. 

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er:

  • vores legitime interesse i at kommunikere og mødes med potentielle og faktiske samarbejdspartnere, jf. art. 6, stk. 1, litra f
  • indgåelse og/eller opfyldelse af en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
  • retlig forpligtelse vedrørende samarbejde om elevforhold, såfremt den fremgår af gældende bekendtgørelser, art. 6, stk. 1, litra c og art. 9, stk. 2, litra b.
  • offentlig myndighedsudøvelse ift. censorer (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e)


Kategorier af personoplysninger

Vi kan behandle følgende almindelige personoplysninger om dig:

  • navn
  • arbejdsplads og stilling
  • kontaktoplysninger
  • nummerplade (hvis du bruger vores parkeringssystem)
  • din relation til skolen og skolens elever

Slettefrister

Dine personoplysninger opbevares så længe de er relevante for det pågældende samarbejde og derefter i op til 2 år.
Det kan forekomme, at dit navn og nuværende eller tidligere stilling fremgår af dokumenter længere end 2 år, fra du ikke længere samarbejder med os, såfremt disse indgår i administrationen af elevers uddannelse, fx uddannelsesaftaler.

Ligeledes kan særlige lovregler, herunder offentlighedsloven, give os ret eller pligt til at opbevare personoplysninger i længere tid, fx for at varetage vores dokumentations- og journaliseringspligt.

Leverandører

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Formålet med at behandle dine personoplysninger er at foretage et køb eller administrere ydelser, vi modtager.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysningerne er vores legitime interesse i at købe varer og ydelser (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b).

Kategorier af personoplysninger

Vi kan behandle alle eller nogle af følgende almindelige personoplysninger:

  • virksomhedens navn, adresse og CVR-nummer
  • kontaktoplysninger på kontaktpersoner,
  • kontrakter og oplysninger om de købte varer/ydelser.


Slettefrister

Personoplysninger om leverandører, der hører under bogføringsloven, opbevares i fem år plus indeværende år.